Kaikki globalisoituu ja digitalisoituu. Myös tapahtumat. Ja niillä on usein siksi etäyleisö, joka siis on jossain muualla (ja usein myös toiseen aikaan). #Striimivaari® kertoo nyt, miten tätä on syytä ottaa huomioon.
Yhä useammin seminaari- tms. -tapahtuman järjestäjältä jo kysytään, josko tapahtuma striimataan tai siitä löytyy myöhemmin tallenteet. Ja tallenteilla tarkoitetaan useimmiten videotallenteita, ei pelkkiä esitys-ppt:itä tai -pdf:iä).
Näitä kysyvät sellaiset, joita tapahtuman asia kiinnostaa mutta sen aika tai paikka ei sovi - potentiaalista yleisöä, potentiaalisia asiakkaita.
Kannattaa siis jo tapahtumaa suunniteltaessa ottaa huomioon, että jopa merkittävä osa potentiaalisesta kohderyhmästä haluaakin seurata sitä striiminä eli suorana lähetyksenä jossain muualla tai katsoa tapahtuman myöhemmin itselle sopivaan aikaan.
Tapahtumapaikkaa valittaessa on siis syytä ottaa huomioon, että se on tapahtuma-aikaan striimaukseen ja/tai tallennukseen soveltuvasti videointiystävällinen. Että löytyy riiittävät nettiyhteydet, toimiva valaistus ja niin äänet kuin esitysmateriaalikin (lähinnä “kalvot” ym. ruudulla/screenillä näytettävä) on mahdollista saada “piuhoja pitkin”.
(Testikysymyksiä tapahtumapaikan henkilöstön tekniikkatuntemukselle: “Miten PA-järjestelmän summaääni?” “Onnistuuko esitysläppärin näytön splittaus ja skaalaus?”).
Hyvä on myös varmistaa, että tilaan on tapahtuma-aikaan sijoitettavissa kamerajalusta tai muutamakin paikkaan, josta on näköyhteys puhujaan/puhujiin. Ja tilavarausta tehtäessä on syytä muistaa, että niin tekniikan pystyttäminen kuin purkaminenkin vaatii myös aikaa.
Hyvä on ajoissa myös varmistaa, että tapahtuma-aikaan on käytettävissä striimaustekniikka ja sille “puikottajat”. Joillakin tapahtumapaikoilla on jopa automatisoitua striimaus/tallennuspalvelua tai yhteistyökumppaneita ns. hoitamaan homma. Ja sitten on esimerkiksi #Striimivaari®n kaltaisia “avaimet käteen” -palvelutuottajia:-).
Globalisaation ja digitalisaation lisäksi on muuten syytä ottaa jo hyvissä huomioon pari muutakin muotitermiä, kuten tekijänoikeudet ja tietosuoja.
Striimaus- ja tallennusvinkkelistä katsellen tärkeää on kertoa asiasta etukäteen esiintyjille ja saada heiltä lupa striimaukseen/tallentamiseen. (Ja varoittaa myös siitä,, että heillä ei materiaaleissaan ole tekijänoikeussuojattua materiaalia.) Tietosuojamielessä puolestaan on paikallaan ottaa huomioon, että striimattavan/tallennettavan tapahtuman ns. läsnäyleisön joukossa saattaa olla henkilöitä, jotka eivät halua päätyä tunnistettavasti näkyville netissä - ja tarjota mahdollisuus esim. videointivapaisiin paikkoihin.
Jos ja kun on päädytty tapahtuman striimaukseen ja/tai tallennukseen, on syntynyt uusia näkökulmia, miksi ja miten (myös etä)yleisö voidaan ottaa paremmin huomioon.
Otetaan ensimmäisen käsittelyyn esitysmateriaali (“kalvot”), jota tietenkin valmistellaan hyvissä ajoin etukäteen.
Esitysmateriaalin olisi videotallennusta ajatellen hyvä olla tummapohjaista mm. siksi, että vaikka puhujia varotettaisiin kävelemästä yleisölle näkyvän screenin edessä, niin aina kävelijöitä kuitenkin löytyy. Ja jos he kävelevät vaaleapohjaisen kirkkaan screenin edessä, niin puhujasta näkyy videokuvassa lähinnä tumma silhuetti (ellei tätä ole professionaalilla valaistuksella hoidettu).
Toinen esitysmateriaaliin liittyvä juttu on yksityiskohtien osoittaminen screeniltä.
Jos niitä osoitellaan kädellä tai pienen punaisen pisteen näyttävällä laserosoittimella, nämä osoittelut eivät siirry striimiin lainkaan, jos se muuten laadukkaasti siirretään sinne “splitattuna ja skaalattuna” “piuhaa pitkin”. Eikä niin niiden kuin esityskoneen peruskursorinkaan näkyvyys sen koommin läsnäyleisölle näkyvällä isolla screenillä kuin striimikatsojalle läppärinsä ruudulla, kännykästä puhumattakaan, ole kovinkaan kummoinen.
#Striimivaari® suositteleekin lämpimästi esityskaukosäädintä, joka nostaa esitysten laatua sekä paikan päällä olevalle yleisölle että ennen kaikkea striimin ja/tai tallenteen katsojille. Yksi sellainen oli esillä #Striimivaari®n blogauksessa huhtikuussa 2018.
Esitysmateriaaliin on hyvä viedä jo ennen tapahtumaa SlideShare- tai muun vastaavan palvelun kautta katsottavaksi omaan tahtiin. Ja antaa kalvojen katsomisosoite mielellään myös striimisivulta klikattavaksi.
Kun tapahtuman sisältö näin saatetaan niin läsnä- kuin etäyleisöllekin mahdollisimman hyvin aukeavana, kannattaa antaa yleisöille mahdollisuus asian levittämiseen eteenpäin omiin ympyröihinsä edes jotenkin määrämuotoisesti.
Yleisin keino tähän lienee tapahtumakohtainen #hashtag eli #aihetunniste, jota kannustetaan käyttämään (ja näin on mahdollista olla itsekin perillä siitä, ketkä ja miten asiaa levittävät. Aihetunniste kannattaa miettiä helpoksi eli mm. kännykkäkäyttäjiä ajatellen lyhyeksi sekä erottuvaksi muista mahdollisista aihetunnisteista (eli kannattaa varoa liian yleistä aihetunnistetta). Kaikki varteenotettavimmat sosiaalisen median palvelut tukevat aihetunnisteita.
Jos taas halutaan kannustaa tapahtuman osanottajia sisäpiirin eli tapahtuman yleisön sisäiseen keskusteluun, kannattaa käyttää esimerkiksi striimausalustan keskustelumahdollisuutta.
Mutta käytetäänpä sitten some-hashtageja tai striimialustan chattia, niin etäyleisö on syytä ottaa oikeasti huomioon. Parhaiten se onnistuu, jos tilaisuudessa on heitä varten edustaja/fasilitoija, joka voi vastailla itse kysymyksiin ja kommentteihin ja tarpeen mukaan tuoda niitä myös läsnäyleisön ja puhujien kuultavaksi.
Etäyleisöä, ja toki myös läsnäyleisöä, voidaan erilaisia digitaalisia virtuaalityötiloja ja -kaluja käyttäen myös osallistuttaa määrämuotoisemminkin tapahtuman aiheen tai jonkin sen osa-alueen työstöön sekä ennen tapahtumaa, sen aikana ja myös tapahtuman jälkeen.
Yksi mainio digityökalu tapahtuman osanottajien osallistuttamiseen, sitouttamiseen ja vaikuttavuuden lisäämiseen löytyy Innoduelilta. Se tuntui #Striimivaari®sta niin hyvältä, että se on nyt tarjolla nopeana mutta käyttökelpoisena “striimimaistiaisena” Infocrea Oy:n striimitarjouksissa.
Kommentit